广州市图文科技有限公司         售前咨询手机号及微信:15302218188,QQ:188982708,2256050310              中国网址WWW.TUWEN.COM.CN    

图文文档管理系统

   “图文”文档管理系统是一套管理文件和档案的系统软件,功能齐全,操作方便,人机界面好,网络运行灵活,是办公自动化必备的软件。

1. 安装说明           2. 操作说明3. 查阅文件           4. 录入文件 5. 扫描文件           6. 文件管理 7. 案卷管理           8. 归档工作 9. 处理原文           a. 打印表格 b. 系统管理           c. 外部调用 d. 阅文程序           e. 版本说明

   “图文”文档管理系统的特别之处在于:
    ⑴文档管理的人机介面好,软件的适用范围广;
    ⑵既能管理文档,又能管理原文(打字录入的文本文件和扫描录入的图形文件),使检出文件后能即时阅读原文;
    ⑶在阅读完文件后能进行电子签名和批阅,方便文件管理员工作;
    ⑷查询方法灵活,特别是利用主题词进行快速模糊查找的算法十分巧妙;
    ⑸文件归档工作的自动化程度高,减少了大量的计算和输入工作;
    ⑹全部原文采用专业算法实现加密和压缩存储,阅读不同文件的权力依用户的身份进行限制,保密性高;
    ⑺依椐硬盘空间的容量限制和发展,系统做出特别设计,能查询常用文件库和备份光盘上的原文库。
    声明:本系统采用软加密防非法拷贝,使用盗版软件时中途可能造成数据库损坏,本公司概不负责。


安装说明

    系统程序安装说明:在光盘中进入最高版的SETUP文件夹(例如:[SETUP05]),运行SETUP后按提示安装本系统程序。安装完毕后请阅读最新的README文件。
    注意:如果要更换新版本的主程序,请直接选取安装盘内目录[copyTOwxlfd]的所有文件,复盖式地拷贝到工作目录[WXLFD]中。
    如果用户想重装一次软件,在SETUP过程中,选择软件安装路径为[WXLFDBAK]目录,安装完毕后删除[WXLFDBAK]中的子目录[XLK]和[F1996],再选取[WXLFDBAK]中剩下的所有程序文件,复盖式地拷贝到原工作目录[WXLFD]中。
    为了方便运行文档管理程序X:\WXLFD\wxlfd.exe,请在桌面上建立一个快捷方式指向该程序;首次运行程序请按“操作员名框输入system,操作密钥框输入空”进入系统。文档管理系统中需要调用多个工作程序,如果调用的程序不符合用户的习惯操作,允许在“系统管理”的“设置系统调用程序”中自行设置(例:不同机型的扫描程序);如果调用某个程序的路径在安装机上不正确,用户需要重新设置(例:将外部命令C:\WIN98\NOTEPAD.EXE设置成C:\WINDOWS\NOTEPAD.EXE)。在“系统管理”的“I.单位名称类数据库”中将第一条记录改成用户单位名称,以后系统会在标题栏中显示用户单位。
    原DOS版用户升级时,备份原数据,删除目录[X:\WXLFD\F1996],并将DOS版程序目录[X:\XLFD]内的原文库[F????]和数据库[XLK]全复盖式拷入[X:\WXLFD]的相应目录内,然后运行wxlfd程序,系统开始时将自动把各类数据升级。
    (DOS中即是运行命令:XCOPY X:\XLFD\F1996 X:\WXLFD\F1996/S/V,...等等...,COPY X:\XLFD\XLK X:\WXLFD\XLK/S/V)


操作说明

    ⑴本软件的操作符合计算机的操作规范。
    例:菜单上选择功能——按要选项目的第一个字符,或按方向键使光条移到要选项目上再回车,或使鼠标移到要选项目上再按左键。返回键ESC,翻页键《PageUp》和《PageDown》简写成《PgUp》和《PgDn》。
    ⑵本软件的每一步操作请参照提示行上的说明。
    ⑶输入的每栏内容前不要留空格;主题词之间用一个空格分隔。
    ⑷输入主题词或类似单位名的栏目时,按F1键将显示选择词句的窗口,然后用方向键或鼠标将光条移到要选的词句上,再按回车即可录入所选的词句。
    ⑸启动“图文”文档管理系统后,当用户名和密码输入正确时(三次机会),才能进入主菜单。
    本软件分三类操作级别:阅文用户级、文档管理级(DOC)、系统管理级(SYS),不同级别的操作可使用的功能不同。如果用户名或密码中不含DOC或SYS,那么系统只能进入查阅功能。
    本软件分二十六种阅文权限:A—Z,不同阅文权限的用户可阅读的文件不同。
    ⑹在主菜单上按一次ESC键,然后回答Y,才能退出文档管理系统。
    ⑺基本概念:
    当前记录——最近一次查到的或输入的记录。
    当前年份——最近一次查到的或输入的年份。
    文件索引项——用于文件检索和管理的项目,或表达文件特征的项目。
    文件记录——由文件索引项组成的文件管理数据库的一条记录,区别于原文概念。
    档案索引项——用于档案检索和管理的项目,或表达档案特征的项目。
    档案记录——由档案索引项组成的档案管理数据库的一条记录。
    阅文权限——用户阅读不同级别文件的权力。例:当用户的阅文权限为C时,可以阅读C—Z级的文件,但不能阅读A、B级的文件。
    归档标识——说明文件是否可以归档,是否已归档的一个标记。其中,空或Y表示可以归档,N表示暂不要归档,T表示已经归档。
    归档工作——将文件归入指定的某一个档案内的处理过程。
    引导词——取一个栏目最前面的若干个字节构成的“词”。
    ⑻常用文件库
    某一年的文件记录库如果不从硬盘中清除,均可以查出该年的文件记录;但某一年的原文库因硬盘空间的限制,一般保留3—5年后(系统管理员决定)就要移出硬盘,以后只能调用光盘上的原文备份库,所以本系统为了方便用户查询常用文件,在硬盘上设立一个包括原文在内的常用文件库。


查阅文件

    在主菜单上按A选择“文件搜索”。
    ⑴在对应栏上填充式输入想查文件的一些基本内容,然后按“确定”,程序将自动生成查询条件,查出所需的文件记录。
    输入查询条件时,主题词的排列不计顺序,而且最好让使用频率低的主题词放在前面,以加快查询速度;主题词的个数可以缺少,但主题词之间只能用一个空格分隔。
    例:想查阅1993年3月广州市税务局发出的一份关于增值税问题的通知——在“成文日期”栏上填入“199603”,在“发文单位”栏上填入“广州市税务局”,在“主题词”栏上填入“增值税 通知”。
    ⑵当符合查询条件的文件有多个时,请按相应键继续查找下去;或按相应键浏览符合条件的文件标题,利用方向键和翻页键,将光条移到想找文件的标题上再按回车键。
    查询过程中,具有“浏览标题、阅读原文、签字批阅、借阅情况、继续查找”等功能。
    ⑶当屏幕显示的内容是想查的文件记录时,按相应键阅读原文。
    如果原文不唯一,将出现选页菜单(“后缀”区分文本文件、扫描文件等),利用上下方向键移动光条,使光条定位在想阅读的原文上再按回车,即可阅读所选的原文。
    阅读原文时,按住鼠标左键上下左右移动阅读,《翻页键》为换页阅读。
    如果原文不存在可能是由于当前年的原文库已移出硬盘,那么找出相应的备份光碟放入光驱内,然后选择光驱盘符和路径(注:备份原文的路径类似D:\1996K),则可以查阅光碟上的原文。
    ⑷阅读完文件后,请按相应键进行阅后签字或批示,以便文件管理员工作。
    程序首先列出该文件的所有签名和批阅意见,提供符合权限的用户阅读;如果你在该文上是第一次签字,程序将自动签上你的用户名。
    如果你想填写批阅意见,请在批阅栏上填写,一旦确定就不准修改,只能另加意见。
    文档管理员和系统管理员进入阅后签名时,程序不会自动签名。
    ⑸在“成文日期”栏上输入“9999”,表示查询常用文件库内的文件。
    ⑹为快速查找,输入查询条件时最好能知道成文日期的年份。否则程序将从现时年份开始倒查,并且只查20年内的文件索引库;查找20年前的文件,须从案卷管理中找出档案后获取文件的成文日期。


录入文件

    在主菜单上按B进入“文件管理”模块后,再按2执行“新增”文件功能。
    ⑴首先将文件的基本索引项输入到屏幕表的对应栏上,然后按确定存盘。
    “成文日期”、“文件标题”、“文件页数”是必需录入内容的栏目。“收发标识”必须录入“收”或“发”。
    “收发编号”等管理项目,可以在文件管理员编排好之后,再用“修改”功能补充录入。系统自动将“收文日期”定义为当日日期,不合适时可以修改。
    “归档标识”、“归档卷号”、“保管期限”、“卷内序号”、“卷内页次”等在归档工作时由档案管理人员录入(参见“归档工作”模块的说明)。
    “文件密级”后面的第二栏是相对用户权限而言的文件级别(A—Z),不录入内容时为Z级,即每个用户均可阅读该文。
    录入资料过程中在相应栏上按“选择词组”键或F1键可调用词组库规范录入。按鼠标右键弹出编辑工具条。
    ⑵输入完文件索引项后的操作:
    按ESC键或取消——不存盘退出“新增”功能,返回文件管理菜单。
    按“扫描原文”键——利用扫描仪将原文变成图形文件,并加挂到当前文件记录上。(参见“扫描文件”模块的说明)。
    按“继续新增”键——继续输入其它文件的索引项。
    按“加挂原文”键——加挂已存在的对应原文:
    如果用户利用文字编辑软件打好了原文,或者原文来自发文单位、主管部门传递的软盘,或者用户已利用扫描仪将原文变成了图形文件,请选择原文所在的路径名和文件名(例:“A:\WPS\ABC.WPS” ,“C:\TH_COR\FL23.TIF”),将原文加挂到当前文件记录上。因加挂过程对原文进行加密和压缩,请稍候;注意判断加挂原文后是否删除用户提供的末加密的原文。
    ⑶如果文件录入过程中不扫描原文或加挂原文,过后可以在“扫描文件”模块中扫描原文,或在“文件管理”的“查询”过程中加挂原文。


扫描文件

    在主菜单上按D进入“扫描文件”模块。
    (“文件管理”的“新增”过程中可执行扫描文件功能)
    ⑴屏幕上显示的文件记录是当前记录的内容,扫描后的原文将自动加挂到该文件记录上,所以首先要作出判断:如果该文件记录不对应准备扫描的原文,请用“查阅文件”功能将相应的文件记录查出后再进入“扫描文件”模块。
    ⑵利用扫描仪将原文变成图形文件( BMP文件或TIF文件等)。
    在扫描仪上放好原文,按“开始扫描”键,然后按“系统管理”中所选的扫描程序进行操作。
    扫描参数最好设成黑白扫描(扫描线124,扫描亮度-3,扫描尺寸12),以便提高硬盘利用率。
    扫描进去的一个图形文件,文件名必须设成xxxx,程序才会自动压缩数据并加挂到当前文件上。
    使用xlscan扫描程序时不必设置xxxx文件名。
    ⑶扫描完一张原文后再按“开始扫描”键继续扫描。每次扫描的文件名一样要设成xxxx。
    如果扫描完一张原文后,想即刻观察当前原文页的效果,可以按“阅读原文”键。
    观察过程中,按住鼠标左键上下左右移动观察,按翻页键逐页观察,按ESC全屏观察。


文件管理

    在主菜单上按B进入“文件管理”模块。
    ⑴按键1“查询”——参见“查阅文件”模块的说明。查询过程中,具有“浏览标题、阅读原文、加挂原文、拷入常库、继续查找”等功能。因此可以随时加挂原文。如果认为当前文件记录对应的“原文”有价值在硬盘中长期保留,可以按“拷入常库”键,将该文纳入常用文件库中。
    ⑵按键2“新增”——参见“录入文件”模块的说明。
    ⑶按键3“修改”——修改当前文件记录,其要求参见“录入文件”模块的说明。如果屏幕上显示的内容不是你想要修改的文件记录,应按 取消键返回再按1健,利用“查询”功能查出要修改的文件后,才进入“修改”功能。
    ⑷按键4“删除”——删除当前的文件记录或原文。注意判断:如果屏幕上显示的内容不是你想要删除的文件,应按 ESC键返回再按1健,利用“查询”功能查出要删除的文件后,才进入“删除”功能。
    如果屏幕上显示的内容是你想要删除的文件,那么按“整体删除”键将删除当前文件记录和对应的原文,按“仅删原文”键仅删除对应的原文。如果只想删除其中的一个原文页,参见“原文处理”模块的说明。
    ⑸按键5“统计”——统计一年的各种数据情况。首先在需要组成统计条件的栏目上输入内容(“成文日期”栏没有输入年份时自动设置成当前年份,“主题词”栏不构成统计条件),然后按确定,程序会自动组成统计条件进行统计。其中,满足条件的记录总数在提示行上显示,数值型栏目的总和在相应的栏目上显示。
    ⑹按键6“维护”——对当前年份的各种数据库进行“重新索引”。一般来说,如果某一年的数据库因操作不当而发生出错现象,可以利用“重新索引”对数据库进行自动维护。
    提示窗中会指出准备维护的数据库,如果年份不符合要求,可以利用“查询”功能查阅一份所要求年份的文件,即可设置好维护库。


案卷管理

    在主菜单上按C进入“档案管理”模块。
    ⑴按键1“查询”——在对应栏上填表式输入想查档案的一些基本内容,然后按确定,程序将自动组成查询条件,查找档案记录。
    输入查询条件时,主题词的排列不计顺序,而且最好让使用频率低的主题词放在前面,以加快查询速度;主题词的个数可以缺少,但主题词之间只能用一个空格分隔。
    ⑵当符合查询条件的档案有多个时,请按相应键继续查找下去;或按相应键浏览符合条件的档案标题,利用方向键和翻页键,将光条移到想找档案的标题上再按回车键。
    查询过程中,具有“浏览标题、卷内文件、文件归档、案卷整理、继续查找”等功能。
    当屏幕显示的内容是想查的档案记录时,按“卷内文件”键将列出该档案卷内所有文件的标题,按“文件归档”键可进行文件归档工作(参阅“归档工作”的说明)。
    ⑵按键2“新增”——将档案的基本索引项输入到屏幕表的对应栏上,按“确定”存盘。
    “归档卷号”、“档案标题”、“分类号”是必需录入内容的栏目。
    “卷内件数”、“卷内页数”、“起始日期”、“终止日期”等在归档工作时由档案管理人员录入(参见“归档工作”模块的说明)。
    “年度期限”后面的第一栏是档案所属的“年度”,第二栏是保管“期限”。
    每个归档卷号在档案数据库中要求是唯一的。如果不录入归档卷号,程序会自动编写一个《当前年度+“长期”+当前记录号的后四位数》组成的归档卷号;如果录入的归档卷号在档案数据库中不唯一,程序提示并将录入的归档卷号改成由《当前年度+当前记录号的后八位数》组成的归档卷号。
    归档卷号一般由《年度+保管期限+保管卷号》组成,因此录入完归档卷号后,程序会根据归档卷号的内容分别拆入“年度、期限、保管卷号”栏。如果录入这三栏时直接回车跳过,那么这三栏的内容即是归档卷号中的对应内容。
    录入资料过程中在相应栏上按“选择词组”键或F1键可调用词组库规范录入。按鼠标右键弹出编辑工具条。
    ⑶按键3“修改”——修改当前档案记录,其要求参见“新增”档案的说明。如果屏幕上显示的内容不是你想要修改的档案记录,应按取消键返回再按1健,利用“查询”功能查出要修改的档案后,才进入“修改”功能。
    ⑷按键4“删除”——删除当前的档案记录,并将该档案内的文件转成末归档的文件。注意判断:如果屏幕上显示的内容不是你想要删除的档案,应按取消键返回再按1健,利用“查询”功能查出要删除的档案后,才进入“删除”功能。如果屏幕上显示的内容是你想要删除的档案,那么按“整体删除”键。
    ⑸按键5“统计”——统计各种数据情况。首先在需生成统计条件的栏目上输入内容(“主题词”栏不构成统计条件,“起始日期”栏和“终止日期”栏构成统计范围),然后按“确定”,程序会自动生成统计条件并进行统计。其中,满足条件的记录总数在提示行上显示,数值型栏目的总和在相应的栏目上显示。
    ⑹按键6“维护”——对各种档案数据库进行“重新索引”。一般来说,如果档案数据库因操作不当而发生出错现象,可以利用“重新索引”对数据库进行自动维护。


归档工作

    在主菜单上按C进入“档案管理”模块后,再按1执行“查询”功能,查出想要文件归入的档案。
    ⑴按“文件归档”键。为了方便找出准备归档的文件,程序首先要求输入一个搜索日期,指明从何时的文件开始归档;然后按“查找归档文件”键,程序将逐一显示从指定日期开始的、末归过档的文件(归档标识不是T的文件)。
    ⑵当找到需要归档的文件时,检查文件页数(如果为0时即时填入)后,按“文件自动归档”键,程序将当前文件归入当前档案,并且自动进行归档处理:
    将当前文件的“归档标识”置成“T”;
    根椐当前文件的“成文日期”,修改当前档案的“起始日期”和“终止日期”;
    将当前文件的“文件页数”加到当前档案的“卷内页数”上;
    在当前档案的“卷内件数”上加1;
    根据当前档案的“归档卷号”,设置当前文件的“归档卷号”;
    若当前文件的“保管期限”为空,则设置成当前档案的“保管期限”;
    根据上述修改后的、当前档案的“卷内件数”,设置当前文件的“卷内序号”;
    根据上述修改后的、当前档案的“卷内页数”,设置当前文件的“卷内页次”;
    若当前文件的密级为空,则设置成当前档案的密级;
    若当前档案的密级为空,则设置成当前文件的密级。
    ⑶自动归档处理后要求校验,如果有不认可的地方,请即时修改;如果认可请按“归档数据存盘”键将归档处理后的结果存入硬盘。
    ⑷一件文件归档后,可以即时按“查找归档文件”键继续找出其它需要归入当前档案内的文件,继续进行归档工作。
    ⑸如果需要将某一文件移出所属的档案,那么找出该档案后按“案卷整理”键,屏幕将列出卷内所有“文件标题”和“成文日期”,利用上下方向键将光条移到指定的文件上,按“将文件移出”键即可将当前文件移出本档案卷。
    如果在“文件管理”模块中按键3,置空或修改当前文件的“归档标识”和“归档卷号”,一样可以将当前文件移出所属的档案卷。
    一般来说,将文件移出档案卷后,需要整理原先所属的档案卷。
    ⑹如果利用文档管理的“修改”功能进行归档工作,或者做过将文件移出档案的工作,或者其它原因需要对某一档案进行整理工作,那么找出该档案后按“案卷整理”键,屏幕将列出卷内所有“文件标题”和“成文日期”。此时,按“序号整理”或按“日期整理”键整理当前的档案卷,即重新对当前档案和卷内所有文件自动进行归档处理。


处理原文

    在主菜单上按E进入“原文处理”模块。
    ⑴屏幕上首先显示当前文件的索引内容。如果当前文件没有对应的原文,将会提示返回;如果当前文件不是准备处理的文件,请用“文件搜索”功能将相应的文件记录查出后再进入“原文处理”模块。
    ⑵选择“复制、替换、删除、打印”原文功能后,屏幕将显示选页窗口,利用方向键移动光条,使光条定位在需要处理的原文上再回车。
    ⑶复制原文:因发文、备份、编辑修改等需要,拷贝单个原文到选定的“目的”路径和文件名。注意:拷贝出去的原文已解密,图形原文亦解压,即转成录入时的标准文件。(注意将修改好的原文“替换”旧原文)。
    ⑷替换原文:利用修改后的原文或新原文替换选定的一个原文。
    ⑸删除原文:在当前文件记录对应多个原文时,可按需要选择只删除单个原文;如果扫描一张原文后发现不合要求,可以即时进入本功能进行删除。
    ⑹打印原文:利用“系统管理”中所选的工作程序对所选原文进行打印操作。


打印表格

    在主菜单上按F进入“打印表格”模块。
    屏幕上首先显示表格类型选择菜单,选好需要打印的表格后,输入打印表格的范围或条件再按“确定”键或“预览”键。
    A.卷内文件目录表    E.收文管理目录表    I.通用案卷目录表
    B.案卷分类目录表    F.发文管理目录表    J.文件借阅情况表
    C.案卷保管目录表    G.文号档号对照表    K.备用文档管理表
    D.打印文件目录表    H.通用文件目录表    L.设定打印参数值
    打印表格时程序会自动处理半个汉字的问题。
    为了打印表格中指定的一页,可以在“L”选择“逐页打印的方式”,打印表格时每打一页,屏幕将提示“现在准备打印一份表格的第几页,是否需要打印这一页”,此时只需选择要打印的那一页。
    打印“预览”后,屏幕将提示“预览的表格有多少页,共多少条符合范围的目录”。


系统管理

    在主菜单上按S进入“系统管理”模块。
    本模块处理文档系统中的管理项目和程序运行所需的数据库,要求在指定的一个主机上操作。进入该模块后屏幕首先显示管理项目的选择菜单,选好需要管理的项目后按提示操作。
    A.备份文档各数据库    E.用户的权限数据库    I.单位名称类数据库
    B.备份收发文件原件    F.用户操作的登记库    J.部门名称类数据库
    C.清理文件类数据库    G.设置系统调用程序    K.常用字号类数据库
    D.清理档案类数据库    H.文档主题词数据库    L.常用人名类数据库
    1、备份文档各数据库和备份收发文件原件
    定期备份数据库是一项维护工作。因为每年的图形原文数据量比较大,所以应根据实际要求选择硬盘或可擦写光盘备份(备份的路径类似D:\1996K)。
    如果需要备份某一年的文件数据库,先要选择年份和盘符(在这过程中可统计当前年的原文和库的数据量),然后按“确定”键开始备份。
    2、清理文件类数据库和清理档案类数据库
    当某年的原文或文件索引库极少使用时,或者受到硬盘数据库的容量限制,需要清除硬盘中的文件类数据库,这是一项数据维护工作。
    如果需要清除某一年的文件类数据库,首先要做好该年文件的备份工作,以便今后还需要时使用;其次将该年文件库中有保留价值的或常用的文件,利用“文件管理”模块的查询功能将这类文件纳入常用文件数据库。
    因为每年的文件索引库只用于查找和管理,数据量较少,如果清除了某一年的文件索引库,今后就难以查出文件和阅读原文;但某一年的原文数据被清除了,除可以空出大量的硬盘空间外,需要阅读该年的原文时只要插入备份盘即可阅读。所以,一般只清除某一年的原文数据,十年前的文件索引库才考虑是否清除。
    做好上述准备工作后选择清除文件的年份,按“清除原文和库”或“只清除原文”键开始清除;此时,屏幕再次提示要求确认。清理档案类数据库类似。
    3、用户的权限数据库
    该数据库用于管理每个用户可操作功能的权限和阅文权限。
    该数据库的处理过程中,按上下方向键和翻页键查询记录,移动光条到指定位置即可直接修改,改成空栏为删除,按Ctrl+W存盘返回。
    “权限”栏的内容为相应用户阅读文件级别的权力(A—Z)。
    操作级别当成是密钥的一部分(密钥中区分大小写字母)。例:“林见青,sys123”,“李伟雄,970701”。
    操作的范围:
    操作级别为doc的文档管理员,可使用软件中除“系统管理”外的所有功能。
    操作级别为sys的系统管理员,可使用除“用户权限数据库管理”外的所有功能。
    操作级别为system的高级系统管理员,可使用本软件的所有功能。
    操作级别非doc和非sys的用户,只能使用“阅读文件”和“系统说明”的功能。
    4、用户操作的登记库
    该数据库用于查询用户“何日何时何处”使用过文档管理系统,以便加强管理。
    该数据库只按日期顺序保存5000条记录,处理过程中按上下方向键和翻页键移动观察,不能进行增加、修改和删除记录的操作。
    5、设置系统调用程序
    文档管理系统中需要调用多个工作程序,如果调用的程序不符合用户的习惯操作,允许自行设置阅读TXT文件程序、阅读DOC文件程序、阅读BMP文件程序、阅读TIF文件程序、设置阅读XXX文件程序、文件扫描程序、常调的外部程序。
    注意:网络板用户需要将打算设置的调用程序,拷贝到文档盘的目录“\WXLFD\*.*”后,再设置成该目录中的调用程序。
    当用户需要在本软件运行中常用某个外部软件时,在此设置好“常调的外部程序”名(只能是可执行命令EXE或COM,例:C:\PWIN98\NOTEPAD.EXE),就可在主菜单上按G直接调用。
    如果用户选用的扫描程序可带启动参数,设置文件扫描程序时,录入扫描命令“****.EXE xxxx”(例:XLSCAN.EXE xxxx),以便自动加挂扫描文件到当前记录。
    按“设置阅读XXX文件程序”键,用户可以根据自己的工作情况,设置七种需要阅读和管理的原文格式(例:PDF格式)。设置过程中,首先选择用户要阅读的一种原文例子,以便系统获得“后缀名”和管理这种原文格式,然后设置阅读这种原文格式的调用程序。
    6、管理文档主题词、单位名称、人名等数据库
    该类数据库用于帮助录入文件记录和档案记录的主题词、单位名称、人名等栏目,以便加快录入速度和符合名词规范。录入资料过程中在相应栏上按“选择词组”键或F1键调用这类词组。


外部调用

    在主菜单上按G进入“外部调用”模块,直接调用和运行由“系统管理”模块中设置的“常调的外部程序”命令。


阅文程序

    文档管理系统配置的阅文程序xlread.exe,用于阅读“TXT、BMP和TIF”文件,该程序可以一边解压一边显示,因此能翻页阅读原文,并且能存储阅读时配置的各类参数。
    阅文过程中,按住鼠标左键上下左右移动阅读,按翻页键逐页阅读,按ESC全屏阅读。


版本说明

    本软件由“广州市图文科技有限公司”编制,软件登记号AG-256E837,盗版必究。
    每一套正版软件的“原文加密解密法”均不相同,因此能更好地保护各使用单位的合法利益。如果软件非法拷贝他人使用,势必影响自身的利益。由于系统采用软加密防非法拷贝,使用盗版软件时中途可能造成数据库损坏,本公司概不负责。
    如果用户购置了正版软件,请在“操作说明”的阅文程序中按“帮助、序列编号”菜单,找出软件的序列号后报给代理商获取正版序列号,在阅文程序中原序列号位置录入一次代理商提供的正版序列号。同时,在“系统管理”的“I.单位名称类数据库”中将第一条记录改成用户单位名称,以后系统会在标题栏中显示用户单位。
    本软件的版本编号是WXLFD V3.30,网络版。在WINDOW系列操作系统上运行,要求486或以上的电脑,硬盘空间在2G以上,VGA显示器。
    本公司为了使“图文”文档管理系统更为实用,可以根据用户的特殊需求增加功能或按各单位的使用习惯修改打印表格。
    广州市图文科技有限公司    联系电话:(020)87539449


技术支持: 有关文档管理系统的技术支持、升级程序、软件价格等信息的获取,请在线联络网址:http://www.tuwen.com/support

文件级数据库结构:
"WJ01","C",006,0,"收发编号","01"
"WJ02","C",012,0,"归档卷号","02"
"WJ03","C",002,0,"卷内序号","03"
"WJ04","C",120,0,"文件标题","04"
"WJ05","C",030,0,"文件字号","05"
"WJ06","C",008,0,"成文日期","06"
"WJ07","C",024,0,"发文单位","07"
"WJ08","C",040,0,"主 题 词","08"
"WJ09","C",012,0,"主办部门","09"
"WJ10","C",003,0,"部门编号","10"
"WJ11","C",004,0,"年 度","11"
"WJ12","C",004,0,"保管期限","12"
"WJ13","C",002,0,"逻辑分类","13"
"WJ14","N",003,0,"文件页数","14"
"WJ15","C",001,0,"归档标识","15"
"WJ16","C",007,0,"卷内页次","16"
"WJ17","C",012,0,"处理情况","17"
"WJ18","C",004,0,"文件密级","18"
"WJ19","C",001,0,"阅读权限","19"
"WJ20","C",036,0,"主送单位","20"
"WJ21","C",020,0,"备 注","21"
"WJ22","C",008,0,"收文日期","22"
"WJ23","C",030,0,"转发文号","23"
"WJ24","C",004,0,"数字文号","24"
"WJ25","N",003,0,"文件份数","25"
"WJ26","C",002,0,"收发标识","26"
"WJ27","C",036,0,"抄送单位","27"
"WJ28","C",008,0,"签 发 人","28"
"WJ29","C",012,0,"拟稿部门","29"
"WJ30","C",008,0,"拟 稿 人","30"

案卷级数据库结构:
"AJ01","C",012,0,"归档卷号","01"
"AJ02","C",200,0,"案卷题名","02"
"AJ03","C",040,0,"主 题 词","03"
"AJ04","C",012,0,"立卷单位","04"
"AJ05","C",003,0,"单位编号","05"
"AJ06","C",004,0,"处 理 号","06"
"AJ07","C",004,0,"年 度","07"
"AJ08","C",004,0,"年度期限","08"
"AJ09","C",004,0,"保管卷号","09"
"AJ10","C",004,0,"流 水 号","10"
"AJ11","C",004,0,"分 类 号","11"
"AJ12","N",003,0,"卷内件数","12"
"AJ13","N",003,0,"卷内页数","13"
"AJ14","C",008,0,"起始日期","14"
"AJ15","C",008,0,"终止日期","15"
"AJ16","C",008,0,"借卷日期","16"
"AJ17","N",003,0,"利用频率","17"
"AJ18","C",004,0,"密 级","18"
"AJ19","C",008,0,"档案馆号","19"
"AJ20","C",020,0,"备 注","20"

图文并茂,科技领先                物理隔离,安全可靠                价格公平,诚信服务

联系电话:020-85626313-811 020-85626552
24小时热线:13538741042,15302218188
公司地址:广州市天河区黄埔大道中144-152号海景中心海都轩21A  邮编:510655
备案号:粤ICP备05068119     E-MAIL: 
sale@tuwen.com.cn